Referat, bestyrelsesmøde mandag d. 30. september 2019

Tilstede: Bo, Linda, Jesper I, Jesper B (suppleant), Finn E og Henrik

Donation fra Sydbank

Sydbank har doneret kr. 25.000 til klubben – der er tanker om møbler og tv til klublokale samt cykelholdere. Linda undersøger om det er muligt at få tv-signal via wifi i Svendborg Idrætscenter, inden evt. indkøb besluttes. Først og fremmest kræver det at flere medlemmer benytter vores lokaler, for at investeringer giver mening.

Kode til klublokale

Henvendelser vedr. kode, på trods af denne er rundsendt i mail. Kan lægges på hjemmeside, evt. på FB hvor klubbens gruppe er lukket.

Medlemmer i restance

Finn Hansen har i foråret ringet rundt til medlemmer som ikke havde betalt kontingent med god effekt. Finn E. laver opgørelse og sender til Finn Hansen. Gerne gentagelse i 2020 alt efter behov.

Vejdirektoratet og fejning af cykelstier

Der har løbende været dialog med vejdirektoratet, primært Finn Hansen, omkring kvalitet af fejning/manglende fejning af cykelstier og Svendborg Sundbroen. Klubbens medlemmer kan opfordres til, at man selv henvender sig til Vejdirektoratet. Vejdirektoratets aftale med entreprenør siger, at der mindst skal fejes 2 gange årligt.

’Kør med go stil’ fra DCU

Henrik undersøger mulighed for at få besøg af Niels Lund fra DCU i forbindelse med opstart 2020. Niels holder indlæg for cykelklubber omkring, hvordan vi bør opføre os på landevejen for at undgå uheldige episoder med andre trafikanter.

Klubtøj 2021-2023

Arbejdet omkring nyt klubtøj skal for alvor i gang primo 2020, og der skal nedsættes udvalg. Fremtidigt koncept drøftes videre til næste bestyrelsesmøde. Sune Milling vil gerne melde sig til sponsorudvalg. Sponsorudvalg skal desuden have kontaktperson i bestyrelsen – denne findes på et kommende bestyrelsesmøde. Drøftet hvordan sponsorer får mest muligt ud af deres sponsorat, samt hvem der skal være leverandør (mange har budt sig til) på det kommende tøj.

Klubbens økonomi

Finn E gav kort gennemgang. Økonomien er meget fin. Der er stadig enkelte sponsorer som mangler at betaler for 2019 – de er rykket for betaling. OK benzin vil ikke oplyse hvor mange af klubbens medlemmer som har tilmeldt deres OK-benzinkort til Team Taasinge. Støtte til klubben forventes udbetalt i maj 2020.

Body SDS / Slangeskift – aflyst klubaften

Ærgerligt at klubaften arrangeret af Nikolaj Bødker og Iggy måtte aflyses p.g.a. manglende tilmelding. Aftalt at Henrik opfordrer dem til at forsøge igen i slutningen af januar eller starten af februar 2020, og at dato skal meldes ud i god tid. For at understøtte arrangementet blev det besluttet, at klubben vil være vært for en sandwich samt øl eller vand.

Styrketræning i kælderen under Svendborg Idrætscenter (Idrætshallen)

Bestyrelsen har besluttet, at vi igen vil tage imod tilbud om at kunne benytte træningslokale i Svendborg Idrætscenter til styrketræning. Dette skal ses i den sammenhæng, at det forhåbentlig kan aktivere besøg og social hygge i vores klublokale.

Klubmesterskab 2019

Stor ros til Skipper og Iggy for det nye koncept for klubmesterskab med flere afdelinger. Bestyrelsen vil hjælpe med arbejde, for at få flere deltagere med i 2020. Jesper B og Henrik tilbyder at være hjælpere fra bestyrelsen for Skipper og Iggy, til det praktiske omkring afvikling.

Spinning i Solo

Opstart i uge 43, reminder sendes ud. Samme koncept som tidligere.

Valg af bestyrelse ved næste generalforsamling

Finn E og Linda er på valg ved generalforsamling i 2020. Finn E har meddelt, at han ikke ønsker at fortsætte.

Næste bestyrelsesmøde, 11. november kl. 17 hos Jesper B

Referat bestyrelsesmøde 11.03.2019

Tilstede: Alle + Jesper Beese der vil deltage i møderne på lige fod med øvrige

Økomoni:

116 har betalt kontingent, 57 mangler. Der sendes rykker.
Der er 6 udmeldelser, også 6 indmeldelser over de sidste uger.
Der er udsendt fakturaer til sponsorerne.

Drøftelse af bestyrelsesarbejdet:

Mødestruktur er 2. mandag i ulige måneder. Dog ikke juli.

Vi vil fordele opgaver så ingen bliver overbelastet. Det enkelte bestyrelsesmedlem kan trække af på opgaven med mindre vedkommende skønner der er problemstillinger, hvor det skønnes behov for en samlet bestyrelses beslutning.

Ad hoc opgaver klares på mail/telefon/cykel eller på næste bestyrelsesmøde.

Se endvidere konstituering fra sidste møde og nedenstående liste over arbejdsopgaver med fordeling:

1. Tilmeldinger til arrangementer og klubstøttede cykelløb samt Magic Cup, herunder invitationer mm. Jesper
2. Økonomi, budget og regninger, herunder styr på udstedelse af regninger til medlemmer og sponsorer, foreningsregisteret Finn
3. Nye medlemmer Jesper
4. Køreudvalg, køretider og køreregler Jesper
5. Henvendelser fra medlemmer og andre, om aktiviteter i klublokale – Bo
6. Spørgsmål vedrørende facebook – Bo
7. Booking af vægttræningscenteret – Bo
8. Kontakt til andre sportsklubber – Bo
9. Booking af mødefaciliteter samt forplejning – Linaa/udvalget der arrangerer
10. Henvendelser fra Idrætshallen om udbygning af Idrætshallen + andre henvendelser fra Idrætshallen herunder repræsentantskabsmøder – Bo skriver vi ikke er interesseret
11. Henvendelser fra kommunen herunder kursustilbud, da vi opfylder folkeoplysningsloven – Linaa
12. Cykelstativer – herunder hvor er de og kvitteringsmail? – Linda i samarbejde med René
13. Alt vedrørende spinning – herunder uddelegering af koordinatorfunktionen – Linaa
14. Alt vedrørende cykeltøj – Finn
15. Udlån af cykelkamera – Linda
16. Alt vedrørende sponsorer herunder kontrakter, sponsorpleje og nye sponsorer – Linaa vil starte arbejde med etablering af sponsorudvalg
17. Stillingtagen til tilbud fra DGI og DCU på klubmail, herunder årsmøde, kursustilbud, foreningspulje, nyheder – Beese læser og rydder op samt delegerer ud. Alle skal have adgang til klubmail.
18. Overblik på hjemmesiden over ansvarsopgaver for det enkelte bestyrelsesmedlem samt udvalg:
    Magic Sport Cup – Jesper
    Sæsonstart – Linda
    Køreudvalg – Jesper
    MTB – Finn
    Klubmesterskab – Jesper
    Klubtur – Beese
    Klubfest – Linaa
    Hjemmeside og kalender – Bo
19. Spørgsmål fra medlemmerne vedrørende licens – Linda
20. OK sponsoraftale – Finn
21. Løbende oprydning i klubmail – herunder henvendelser fra gud og hvermand – Beese
22. Skrue en hængelås med kode på døren til klublokalet – Linda

Brug af klubbens midler til gavn for medlemmerne:

1. Støttede motionsløb 2019:
   På grund af gode sponsorer er det muligt at udvidet antallet af støttede løb. Bestyrelsen håber, at mange af klubbens medlemmer vil tage mod tilbuddene.
   Støttede løb i 2019 er:
   Stjernetramp
   Grejsdalen
   Bissen (MTB)
   Carl Nielsen
   Ærø rundt
   Fyn rundt
   Outdoor Sydfyn
   Hjertedame Touren
   Fjordager (enkeltstart der også tæller som klubmesterskab for TT)
   Tour de Kerteminde
   Alpetramp
   Medlemmer som har tilmeldt sig løb, men udebliver, skal selv betale udgiften til startnummer. Tilmeldinger foregår efter særskilt invitation pr. email, og ikke via Facebook.
2. Magic sport: Klubben betaler. Hvis der udeblives fra mere end 1 løb, skal det fulde beløb betales af medlemmet.
3. Støtte til klubture i ind og udland: Hvis ønske om støtte vil det blive efter konkret vurdering. Kun arrangementer der opslås for alle medlemmer, i god tid, kan komme på tale.
4. Støtte til motionsløb i udlandet. Som ovenfor.
5. Tilskud til tøj: I øjeblikket gives 50% på klubsæt og beskedent beløb på øvrige. Ændres til 60 % på klubsæt og 30 % på øvrige.
6. Andet: Uændret støtte til klubfest. Fuld dækning af mad/drikke til alle klubarrangementer.

Generel diskussion om Facebook gruppen:

Der er nogle der er kede af de diskussioner der nogle gange raser og tonen kan være lidt direkte. Bestyrelsen henstiller til at mediet primært bruges til meddelelser om ture, trænings fif, begivenheder, tur beskrivelser og lignede. Vi anbefaler at diskussioner tages andet sted. Vi vil få det lagt dette ind i overskriften for gruppen – BO

Generel diskussion om gruppe størrelse til træning:

Køreudvalget siger max. 12 i en gruppe, af sikkerhedsmæssige årsager. Der kan være situationer, hvor få pludselig kan stå tilbage, fordi en gruppe på 12 er fyldt op. Ligeledes kan der være større gruppe der skal ud og intervaltræne eller lignende. Det er bestyrelsens opfattelse, at man i sådanne tilfælde må være fleksible, og evt. foretage opdeling senere, hvis der støder flere til. Jesper tager det med til køreudvalget.

Evt:

1. Vi skal tænke i sponsorpleje. Linaa vil se mere på dette.
2. Finn har overvejelser om sponsorkøretur med fælles fotografering mm. Bestyrelsen bakker op.
3. Kalender skal opdateres: Der kommer køretider og løb. Alle bestyrelsesmedlemmer informerer René inden for eget ansvarsområde, Bo holder overordnet øje☺.
4. Nye medlemstilbud, for eksempel massage som vi lige har fået. Bestyrelsen vurderer konkret om det er relevant i forhold til medlemmernes cykelaktiviteter. Ellers skal det afvises. Accepterede tilbud lægges på hjemmesiden og kan en enkelt gang udmeldes i klubmail eller på Facebook.

Ref. Jesper

Referat bestyrelsesmøde 12.11.2018

Tilstede: Alle

Forberedelse til Generalforsamling:

Dato d. 6.2.2019 kl 19. Dvs indkaldelse skal ud senest 9.1.2019

Enighed om spisning igen kl. 18 og det bliver uden egen betaling. Dvs klubben er den glade giver.

Finn har overblik over økonomien og det ser godt ud.

Bo undersøger om det kan holdes i SG, naturligt i forhold til vores klublokale. Ligeledes om SG kan levere mad eller vi kan/må/skal have levering fra byen.

Vi vil prøve om Generalforsamling kan blive en dynamisk forsamling med gode snakke om klubbens udvikling. Det ville derfor være fedt hvis vi kunne have alle udvalg besat med navne så det ikke skal afholde folk fra at komme og ikke påvirke stemning. Det skal naturligvis ikke afholde folk der ønsker at være med i et melde sig på Generalforsamling til at deltage i udvalgene.

Jesper skriver til diverse medlemmer fra udvalgene i år mhp om de er villige til at fortsætte. Eventuelle manglende hoveder vil vi forsøge at få på plads inden Generalforsamling.

Emner til på Generalforsamling:

Klubmesterskabet. Bestyrelsen foreslår en hverdagsaften lige inden sommerferien. Det kunne fx være tæt ved skovhuggeren hvor der kan grilles, laves bål mm. Der er accept fra Morten Eeg til at bruge området. Det overlades til mesterskabsudvalget.

Brug for TT 28 udvalg? Jesper forhører sig hos Arne

Skal start sted for træning flyttes til SG? Der kan tales for og i mod – drøftes eventuelt på Generalforsamling.

Vi skal have en erstatning for Erik. Vi har et forslag. Ligeledes til suppleant.

Løb 2019:

Forslag om at vi evt. giver tilskud til Grejsdalen.

Selvom om Fyn rundt er evalueret dårligt skønner vi ikke vi kan trække os ud af øens største løb.

Klublokalet:

Ikke så meget nyt. Dato’er for styrketræning ligger i kalender på hjemmesiden. Det benyttes. Der er lidt møbler på vej, samme med lås.

Medlemsfordele:

Linda har lavet liste. Den kommer på hjemmeside når detaljer er på plads. Bl.a arbejdes med booking til cykelstativ lån.

APP til klubbens tilmelding/info mm:

Sebastian Lander har APP på bedding, der er også andre etablerede løsninger. Vi skal diskutere bredere om der er behov for flere platforme.

Tøjaften hos Hardis:

Erik opretter invitation + tilmelding og Bo sender ud.

Foredrag:

Trek Segafredos danske kok stiller op til foredrag. Barren arrangerer. Skal holdes fri af Generalforsamlings dato.

Næste møde:

9.1.2019 hvor vi vil lave det sidste forberedelse til Generalforsamling og sende ud samme aften. Vores kommende bestyrelsesmedlem kandidat inviteres med. Efter kasseren i hast forlod mødet blev øvrige enige om at det holdes på Hotel Svendborg. Jesper kontakter mhp aftale.

EVT:

Linaa har kontakt til landstræner Anders Lund. Måske arrangement på vej.

Referent: Jesper

Beslutningsreferat fra TT bestyrelsesmøde 05.03.2018

Konstituering:

Kontaktpersoner til diverse udvalg:

Nye medlemmer:

Jesper står for oprettelse i Conventus, skriftlig info om medlemskab, køreregler, klubtøj og kontingent.
Med kommende betaling via Conventus, vil Finn automatisk få besked om indbetaling.

René skal kontaktes mhp at indmeldelsesoplysninger går til Jesper i stedet for Finn.

Kontingent:

Vi satser hårdt på at Conventus skal være værktøjet. Det betyder, at alle skal logge ind og betale med kort, Mobile Pay dur ikke.
Det vil spare nogle administrativ tunge poster for Finn.

Klubtøj:

Skulle være klar til levering d. 21.03.2018.
Vi håber dato holder og satser på arrangement i Sydbank d. 23.03.2018 (fredagsbar), så tøjet er ude inden påske.

Finn er koordinator i forbindelse med gen- og nybestilling. Der skulle være et mindre lager i Magic Sport og der er hjemmeside på vej til bestilling. Link skal lægges på hjemmesiden når det er klar. Ved genbestilling betales fulde beløb af medlemmet og refunderes efterfølgende af klubben efter kontakt til Finn. Det praktiske omkring dette skal beskrives.

Årets sponsorerede løb:

Stjernetramp
Carl Nielsen
Fyn Rundt
Ærø Rundt
Hjerter Dame
Tour de Kerteminde
Alpetramp

Magic Sport Cup: Klubben finansierer chips til tidtagning, deltager betaler startgebyret.

Der laves tilmelding til hvert løb.

På tilmelding vil fremgå, at hvis man udebliver, kræves startgebyr tilbagebetalt til klubben.

Kommende møder:

2. mandag i ulige mdr. Mødet aflyses hvis der ikke er stof til mødet eller det skønnes at kunne klares på mail.