Referat bestyrelsesmøde 11.03.2019

Tilstede: Alle + Jesper Beese der vil deltage i møderne på lige fod med øvrige

Økomoni:

116 har betalt kontingent, 57 mangler. Der sendes rykker.
Der er 6 udmeldelser, også 6 indmeldelser over de sidste uger.
Der er udsendt fakturaer til sponsorerne.

Drøftelse af bestyrelsesarbejdet:

Mødestruktur er 2. mandag i ulige måneder. Dog ikke juli.

Vi vil fordele opgaver så ingen bliver overbelastet. Det enkelte bestyrelsesmedlem kan trække af på opgaven med mindre vedkommende skønner der er problemstillinger, hvor det skønnes behov for en samlet bestyrelses beslutning.

Ad hoc opgaver klares på mail/telefon/cykel eller på næste bestyrelsesmøde.

Se endvidere konstituering fra sidste møde og nedenstående liste over arbejdsopgaver med fordeling:

1. Tilmeldinger til arrangementer og klubstøttede cykelløb samt Magic Cup, herunder invitationer mm. Jesper
2. Økonomi, budget og regninger, herunder styr på udstedelse af regninger til medlemmer og sponsorer, foreningsregisteret Finn
3. Nye medlemmer Jesper
4. Køreudvalg, køretider og køreregler Jesper
5. Henvendelser fra medlemmer og andre, om aktiviteter i klublokale – Bo
6. Spørgsmål vedrørende facebook – Bo
7. Booking af vægttræningscenteret – Bo
8. Kontakt til andre sportsklubber – Bo
9. Booking af mødefaciliteter samt forplejning – Linaa/udvalget der arrangerer
10. Henvendelser fra Idrætshallen om udbygning af Idrætshallen + andre henvendelser fra Idrætshallen herunder repræsentantskabsmøder – Bo skriver vi ikke er interesseret
11. Henvendelser fra kommunen herunder kursustilbud, da vi opfylder folkeoplysningsloven – Linaa
12. Cykelstativer – herunder hvor er de og kvitteringsmail? – Linda i samarbejde med René
13. Alt vedrørende spinning – herunder uddelegering af koordinatorfunktionen – Linaa
14. Alt vedrørende cykeltøj – Finn
15. Udlån af cykelkamera – Linda
16. Alt vedrørende sponsorer herunder kontrakter, sponsorpleje og nye sponsorer – Linaa vil starte arbejde med etablering af sponsorudvalg
17. Stillingtagen til tilbud fra DGI og DCU på klubmail, herunder årsmøde, kursustilbud, foreningspulje, nyheder – Beese læser og rydder op samt delegerer ud. Alle skal have adgang til klubmail.
18. Overblik på hjemmesiden over ansvarsopgaver for det enkelte bestyrelsesmedlem samt udvalg:
    Magic Sport Cup – Jesper
    Sæsonstart – Linda
    Køreudvalg – Jesper
    MTB – Finn
    Klubmesterskab – Jesper
    Klubtur – Beese
    Klubfest – Linaa
    Hjemmeside og kalender – Bo
19. Spørgsmål fra medlemmerne vedrørende licens – Linda
20. OK sponsoraftale – Finn
21. Løbende oprydning i klubmail – herunder henvendelser fra gud og hvermand – Beese
22. Skrue en hængelås med kode på døren til klublokalet – Linda

Brug af klubbens midler til gavn for medlemmerne:

1. Støttede motionsløb 2019:
   På grund af gode sponsorer er det muligt at udvidet antallet af støttede løb. Bestyrelsen håber, at mange af klubbens medlemmer vil tage mod tilbuddene.
   Støttede løb i 2019 er:
   Stjernetramp
   Grejsdalen
   Bissen (MTB)
   Carl Nielsen
   Ærø rundt
   Fyn rundt
   Outdoor Sydfyn
   Hjertedame Touren
   Fjordager (enkeltstart der også tæller som klubmesterskab for TT)
   Tour de Kerteminde
   Alpetramp
   Medlemmer som har tilmeldt sig løb, men udebliver, skal selv betale udgiften til startnummer. Tilmeldinger foregår efter særskilt invitation pr. email, og ikke via Facebook.
2. Magic sport: Klubben betaler. Hvis der udeblives fra mere end 1 løb, skal det fulde beløb betales af medlemmet.
3. Støtte til klubture i ind og udland: Hvis ønske om støtte vil det blive efter konkret vurdering. Kun arrangementer der opslås for alle medlemmer, i god tid, kan komme på tale.
4. Støtte til motionsløb i udlandet. Som ovenfor.
5. Tilskud til tøj: I øjeblikket gives 50% på klubsæt og beskedent beløb på øvrige. Ændres til 60 % på klubsæt og 30 % på øvrige.
6. Andet: Uændret støtte til klubfest. Fuld dækning af mad/drikke til alle klubarrangementer.

Generel diskussion om Facebook gruppen:

Der er nogle der er kede af de diskussioner der nogle gange raser og tonen kan være lidt direkte. Bestyrelsen henstiller til at mediet primært bruges til meddelelser om ture, trænings fif, begivenheder, tur beskrivelser og lignede. Vi anbefaler at diskussioner tages andet sted. Vi vil få det lagt dette ind i overskriften for gruppen – BO

Generel diskussion om gruppe størrelse til træning:

Køreudvalget siger max. 12 i en gruppe, af sikkerhedsmæssige årsager. Der kan være situationer, hvor få pludselig kan stå tilbage, fordi en gruppe på 12 er fyldt op. Ligeledes kan der være større gruppe der skal ud og intervaltræne eller lignende. Det er bestyrelsens opfattelse, at man i sådanne tilfælde må være fleksible, og evt. foretage opdeling senere, hvis der støder flere til. Jesper tager det med til køreudvalget.

Evt:

1. Vi skal tænke i sponsorpleje. Linaa vil se mere på dette.
2. Finn har overvejelser om sponsorkøretur med fælles fotografering mm. Bestyrelsen bakker op.
3. Kalender skal opdateres: Der kommer køretider og løb. Alle bestyrelsesmedlemmer informerer René inden for eget ansvarsområde, Bo holder overordnet øje☺.
4. Nye medlemstilbud, for eksempel massage som vi lige har fået. Bestyrelsen vurderer konkret om det er relevant i forhold til medlemmernes cykelaktiviteter. Ellers skal det afvises. Accepterede tilbud lægges på hjemmesiden og kan en enkelt gang udmeldes i klubmail eller på Facebook.

Ref. Jesper